Email 使用指南 推荐不熟悉 Email 的萌新们一看

在开始之前,请记住:Be nice!

最近邮箱里有些信件让我想起了英语社区中的一句话:Be nice! 我想说的是,我们大概都知道平日里面对面交流时语气缓和一些可以提高交流的效果,而线上交流的过程中,我们更容易因为这方面的欠缺而伤人。

所以,请在开始写邮件之前,稍微考虑一下措词、讲话的方式。(尤其是)在跟不熟的人交流时,请还是考虑用上更正式的邮件格式。另外,即使英语比中文直白,也不是所有的词/词组/语句都能对所有人使用的。所以,也要同时考虑一下自己所使用的这些内容是否适合当前的场合。

但是在写这些字的过程中,我又想到了另一种情况(可能更常见):即某人在现实中的确是个很 nice 的人,而ta自己看自己线上说的话也挺“合适”,为什么别人看起来还是不舒服呢?其中很重要的一个原因是,线上的交流缺少了非语言元素。我们可以思考一下,平日面对面的交流中,我们的喜怒哀乐,是不是更多地要通过非语言元素传递呢?比如下面的语句:

  • “去吃饭!”

缺少了非语言元素,我们便无法判断说话人在讲这句话时处于一种什么样的状态——可能是

  • 开心地邀请他人去吃饭
  • 命令他人去吃饭
  • 生气地回答他人的问题

等等。所以,我们必须使用文字或表情符号等,将缺失的自己的情感补回来。如果还想看具体方法之类,可以 Google 一下,就会有很多不错的文章,例如这篇

而上面这位同学回复给粤语社的邮件,Em…(注意图中的+154 more——这封邮件至少同时发给了150多个人,也许大家也看到了。为啥会发给这么多人?下面就讲)

基本使用方法

虽然 Email 不是我们常用的沟通方式,但是它较我们平时使用的微信等更为正式,也更便于信息的整理与归纳,所以 Email 也是有自己的优点的;同时,Email 也是学校的官方沟通渠道。

Reply or Reply All?

实际上,学校现在搞的这个 Outlook 邮箱啊……Excited…看图:

在邮件查看页面,Outlook 搞一个?是要干啥?然而重点是,这里的回复选项,默认是 Reply All!这就是说,如果你直接对一封社团群发的邮件点击这个默认的Reply All,你就会把你只需要回复给社团的邮件,同时回复给当时收到社团邮件(e.g. 招新宣传)的所有人!先不要笑,这种情况似乎还挺常见的:(点击图片可放大)

正确的回复方法?

  • 在网页端,点开Reply All旁边的向下箭头,选择Reply
  • 在手机端,注意区分箭头的图标,比如下面这样的情况,就要选单个的箭头,才是Reply

To Reply or Not?

学校、社团发来的邮件,如果没有特别要求回复,一般是不用回复的。不过呢,要回复当然也可以……但是回复给所有人就不太好了……

英语语言问题

我们平时用中文写邮件都不多,更别说英文了。所以我们在写英文邮件的时候,会有一些常见的小问题(想更系统地了解,请自己 Google),比如:

1. 在英文邮件中误用中文标点

中英文标点是有区别的!很多同学可能不会注意到这一点。一个最简单的避免这种错误的方法是:在打英文的时候关掉中文输入法

2. 英文标点前后空格错误

英文标点符号前面不加空格;后面需要加一个空格

下面这张图,只有第一段的标点用法是对的:

3. Comma Splice

简单地讲,在英语中不要用逗号,连接两个完整句子。请把它们拆开,或者使用分号;

4. 没有使用正确的书信格式

除了上面提到的这些问题,大家最好也注意一下在其它地方的不容易发现的小问题,比如:

(应该是“regards”:参考

(没有逗号,,不太 sincere)

结尾

在写上面这些的时候,邮箱里又多了两封把报名信息回复给所有人的同学……所以最后还是希望大家在 LGU 可以愉快地使用 Email,有效地进行交流~


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